Effektiv POD-løsning til Folketinget

Case: Folketinget

Folketinget opererer overordnet med to kategorier af parlamentariske dokumenter:

1. Dem, der skal bruges i de forskellige udvalg
2. Dem, der skal bruges i folketingssalen.

De sidste har i mere end 100 år været trykt og senere digitalprintet hos Rosendahls – Schultz Grafisk, mens dokumenterne til udvalgene indtil oktober 2010 blev printet i Folketingets eget printcenter.

Nyt abonnementssystem

I forbindelse med udviklingen af en ny hjemmeside til Folketinget blev det besluttet at skabe et nyt abonnementssystem. Den nye løsning skulle give medlemmerne mulighed for selv at definere, hvilke parlamentariske dokumenter de ønskede at modtage – og om de ville have dem på papir eller elektronisk.

”Med det nye system forenede vi samtidig administrationen af de to overordnede kategorier dokumenter, så både det til udvalgsarbejdet og de parlamentariske dokumenter til brug i folketingssalen nu administreres i det samme abonnementssystem,” forklarer Per Anker Hansen, der er vicedirektør i Folketingets Administration.

Fast natarbejde

Løsningen fungerer i praksis ved, at de ca. 250 abonnenter hver dag inden kl. 17.00 kan markere de dokumenter, de ønsker. Dokumenter kan bestilles enkeltvis fra dag til dag eller i fast abonnement.

Ved den daglige deadline for journalisering sendes alle dokumenter og de tilhørende filer elektronisk til Rosendahls – Schultz Grafisk. Her bliver dokumenterne i løbet af natten printet i præcis det antal, der er bestilt, hvorefter de sorteres i individuelle printpakker til hver enkelt abonnent med navn og indholdsfortegnelse.

”Vi modtager de ca. 250 printpakker fra Rosendahls – Schultz Grafisk kl. 7 om morgenen, hvorefter de bliver fordelt i dueslaget, så medlemmerne eller deres sekretærer kan afhente dem fra kl. 8”. Efter den første periode med den nye printløsning kan Per Anker Hansen konstatere, at brugerne tilsyneladende har taget rigtig godt imod den. ”Vi hører ikke ret meget fra medlemmerne eller deres sekretærer, og det plejer altid at være et godt tegn,” griner han.

Avanceret it-system

Hos Rosendahls – Schultz Grafisk har opgaven været en spændende udfordring, fordi det handler om meget mere end at etablere et robust print-setup, der skal fungere uden nedbrud hver eneste dag.  ”Det centrale i løsningen er det komplicerede it-setup, der ligger bag, og som sikrer, at flere tusind dokumenter printes i det rigtige antal i den rigtige rækkefølge med en individuel forside til hvert folketingsmedlem”.

Vigtige sidegevinster

Da Folketingets Administration satte projektet i gang, var det primære formål at forbedre servicen for folketingsmedlemmerne og embedsmændene. Allerede efter de første måneder kunne Per Anker Hansen imidlertid konstatere, at der ud over den optimerede service var fulgt en række sidegevinster med i købet. ”Med den nye fleksible løsning bliver der lagt hen ved 75 procent færre print i dueslaget,” siger han og konstaterer: ”Alene på den konto kommer vi til at spare i nabolaget af 15 millioner print om året, og det giver i sagens natur en mærkbar gevinst for både økonomien og miljøet.”